La facture électronique est la version numérique d’une facture traditionnelle, elle est émise, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Contrairement aux factures papier, les factures électroniques sont créées et échangées au format numérique, généralement structuré selon des normes spécifiques, telles que XML ou PDF.
Une facture numérique contient exactement les mêmes informations qu’une facture papier, telles que les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, la description des biens ou services fournis, les prix, les taxes applicables, les conditions de paiement, etc.
POURQUOI DÉMATÉRIALISER SES FACTURES ?
La dématérialisation des factures, en plus d’être obligatoire* à partir de 2024, possède de nombreux avantages pour les entreprises :
Un avantage lié au coût : On estime à environ 14 euros le processus de traitement d’une facture papier entrante, on descend à environ 5 euros pour la facture électronique.
Le gain de temps et de productivité : Avoir un système entièrement dématérialisé et automatisé permet de réduire considérablement le nombre d’erreurs et les délais liés au traitement des factures papiers.
Un archivage et une traçabilité améliorés : Les systèmes de dématérialisation permettent une traçabilité complète des factures électroniques, cela permet notamment de suivre l’état d’avancement des paiements. L’archivage est également simplifiée grâce aux bases de données, les entreprises n’ont donc plus besoin de consacrer un espace physique au stockage des factures papier.
Faciliter la relation client : En plus de réduire le nombre d’erreurs et d’éviter les renvois, l’entreprise sait lorsqu’une facture à été transmise, reçue, ouverte, ce qui permet d’améliorer encore une fois la traçabilité.
Respect de l’environnement : Il est évident que la dématérialisation des factures permet de réduire grandement la consommation de papier, d’encre,etc.. Cela à un impact très positif sur la déforestation et c’est un beau geste pour la planète.
Il existe de véritables enjeux autour de la facturation électronique, notamment à cause du délai pour les entreprises. En effet, dans un peu plus d’un an, toutes les entreprises devront être capables de recevoir ce type de factures. L’enjeu est tout aussi important pour les cabinets d’expertise comptable ou pour les administrations financières car ces derniers devront se préparer à un risque de désorganisation de la part des entreprises.
A QUI S’ADRESSE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES ?
A partir de 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA seront concernées par la dématérialisation des factures, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
La facturation électronique à pour but de lutter contre les fraudes fiscales, et notamment la fraude à la TVA.
La dématérialisation des factures concerne donc l’ensemble des opérations commerciales, d’achat et de vente de biens et services entre les entreprises (B2B). Il s’agit de l’e-invoicing.
Pour ce qui est des transactions avec les clients (B2C), les entreprises assujetties à TVA ne sont pas dans l’obligation d’utiliser la e-facturation mais sont concernées par le e-reporting de leurs données de transactions.
L’e-reporting consiste à transmettre l’intégralité de ses données de transaction à l’administration fiscale de manière intégralement électronique. Il permet aux entreprises de présenter des rapports précis, cohérents et normalisés, ce qui facilite l’analyse des données et la prise de décision. Le e-reporting concerne l’intégralité des transactions “business to clients” (BtoC).
En ce qui concerne les associations, si elles ont un but non lucratif et que leurs recettes annuelles sont inférieures à 62.250 euros, alors elles sont considérées comme non assujetties à la TVA. Par conséquent, elles seront uniquement soumises au e-reporting des données. En revanche, si l’association est à but lucratif, alors elle sera soumise à l’e-invoicing.
Il y a plusieurs autres exclusions à l’obligation d’utiliser la facture électronique :
Les transactions avec des entreprises à l’internationales
Les transactions dans des domaines tels que la santé, l’immobilier, l’enseignement, la formation…
BIEN SE PRÉPARER POUR L’E-FACTURATION :
Si vous êtes concernés par les nouvelles réglementations concernant l’e-facturation, alors il est nécessaire de bien vous préparer d’ici juillet 2024.
Premièrement, il est nécessaire de bien choisir son logiciel de facturation en ligne. En effet, ce dernier sera l’intermédiaire entre votre entreprise et les plateformes de dématérialisation ou le portail public. Il paraît donc normal de choisir un logiciel prêt pour cette transition digitale.
Le logiciel de facturation en ligne gratuit Henrri vous permettra de maîtriser au mieux cette transition.
Deuxièmement, nous vous recommandons de vous renseigner un maximum sur les réglementations en vigueur. Vous disposez de plusieurs articles disponibles sur Pe.Net pour bien comprendre la facturation numérique. Renseignez vous sur les obligations légales, les formats de facturation acceptés et les règles de conservation des documents.
Pour finir, vous devez préparer vos équipes à la transition. Fournissez une formation adéquate à votre équipe sur les nouvelles procédures et les outils liés à la facturation électronique. Assurez-vous que tous les membres du personnel concernés comprennent le processus et soient en mesure de l’exécuter correctement.
Calendrier de la facture électronique :
A partir du 1er juillet 2024, les grandes entreprises auront pour obligation de recevoir l’ensemble de leurs factures sous format électronique et toutes les entreprises devront pouvoir les recevoir.
Pour les ETI, l’émission sera obligatoire dès janvier 2025, et pour les TPE/PME, dès 2026.
Quel est le processus à suivre pour facturer de manière électronique ?
Premièrement, vos factures devront respecter un format spécial. Il y a 3 types de formats qui seront acceptés :
Cross Industry Invoice (CII)
Universal Business Language (UBL)
Factur X, au format PDF ou XML
Pour facturer de manière électronique, l’entreprise aura le choix entre 2 méthodes :
Le Portail Public de Facturation (PPF) appelé dorénavant Chorus Pro
Une Plateforme de Dématérialisation Privée (PDP) immatriculée par l’Etat (la liste sera affichée en septembre 2023 sur le site impots.gouv.fr
Le PFF :
Le portail public de facturation est mis à disposition par les autorités publiques afin de faciliter l’échange de facture électronique. Il agit comme une interface centralisée qui permet aux entreprises de soumettre leurs factures dématérialisées aux organismes publics et de suivre leurs statuts.
L’administration fiscale à mis en place le PFF de manière à simplifier la gestion financière des entreprises, faciliter leurs déclarations de TVA et pour se battre contre la fraude fiscale.
Il permet à toutes les entreprises de disposer d’un outil gratuit permettant d’émettre et de réceptionner les e-factures.
Le PFF est totalement gratuit, il permet un gain de temps et d’argent pour les entreprises.
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire :
La Pdp est un partenaire privé de l’État. Elle joue le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale.
La pdp possède plusieurs rôles distincts :
Evidemment, la transmission, la réception et l’émission de vos factures électroniques
Elle permet de convertir vos documents directement au format adapté comme Factur-X
Elle permet un stockage et un archivage sécurisés, l’intégralité des documents étant enregistrée dans le cloud, cela permet de garantir leur sécurité, leurs sauvegardes régulières, et leur disponibilité.
Une garantie de conformité avec l’état : les Pdp sont certifiées par l’état, elles sont conçues pour répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation et d’authenticité des documents
En résumé, le portail public de facturation est une plateforme mise à disposition par une entité publique pour recevoir les factures électroniques des fournisseurs, tandis que les plateformes de dématérialisation partenaires sont des solutions privées fournies par des prestataires spécialisés pour aider les entreprises à gérer l’ensemble du processus de facturation électronique.
Combien coûtera la facturation électronique ?
Malheureusement, nous n’avons pas encore d’informations précises concernant le coût d’une facture électronique. La liste des plateformes privées sera disponible à partir de septembre 2023, par conséquent, aucun prix réel n’est encore disponible. Selon les informations de l’état, le prix devrait être d’environ 40 à 50 centimes d’euro.
QUELLES SERONT LES SANCTIONS EN CAS DE NON-RESPECT DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE :
Si vous ne respectez pas les obligations de facturation électronique, vous serez soumis à une amende :
15 euros par facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 euros par an.
250 euros en cas de non-respect du e-reporting, également plafonnée à 15 000 euros par an.
En conclusion, ce qu’il faut retenir :
En résumé, l’e-facturation est une évolution significative dans le domaine de la facturation, offrant des avantages en termes d’efficacité, de précision et de conformité. Il existe de nombreuses lois avec beaucoup de spécificités en fonction du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise… Nous ne pouvons pas résumer l’ensemble des spécificités de l’e-facturation en un seul article mais nous essayons de vous livrer le maximum d’informations.
Si vous êtes entrepreneur, tenez-vous prêt rapidement car la réception obligatoire fera son arrivée dès juillet 2024.
Vous souhaitez plus d’informations ou avez besoin d’aide concernant votre situation ? Demandez conseil à nos experts qualifiés, vous serez recontacté gratuitement dans les 48h pour obtenir vos premières pistes d’amélioration !